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カテゴリー: 91-学校管理者

【再掲】教職員のメアドを「名前やメアドの一部入力から検索」できるようにする(Google連絡先一括登録)

新年度ですので、明日から学校に新しい先生が来るじゃないか
そこで学校管理者の皆様これですよ、これ(*^◯^*)<というわけで過去記事の再掲です

Google for Educationでは、ファイルを共有するときに、「共有したい相手のメールアドレス」が必要です。
でも、同僚のメアドとかいちいち覚えていられません。多い学校なら7,80人いるし。
そこで、教職員のメアドを「名前やメアドの一部入力から検索」できるようにしてあげましょう!

まず、管理コンソールに入り、「ユーザー」から、「ユーザーをダウンロードします」からcsvファイルをダウンロード。

ダウンロードしたファイルを編集、「First Name」「Last Name」「Email Address」の3列だけにします
UTF-8形式で保存することをお忘れなく!(これについてはまた別エントリで)
なお、管理コンソールからダウンロードすると、この3項目の項目名に [Required] というのがついていますが、
これは消しておいてください(連絡先のインポートで失敗する)

後は、google連絡先にはいり、左サイドバーの「インポート」で先ほどのcsvファイルを選ぶだけ!

ズビャッと全員入ります インポート時に特に指定していないと、インポート日がラベルとしてつくので、
年度替わりの時はその古いラベルを使って古い連絡先を一括削除もできます

そしてこの連絡先にメアドと名前が登録された相手は、googleドライブなどの共有でアドレス入力する際、

このように名前の一部だけで検索をかけてくれます!

このcsvファイルを作っておいて、みんなに自分でやってもらおう
googleドライブ内のデータは指定できないようなので、学校内共有フォルダにこのcsvファイルを置くか、
校務用PCなどセキュアな場所でcsvファイルをいったんダウンロードしてからインポートするよう指示しよう!

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【再掲】年度末・使い終わったGoogle Classroomを「しまっちゃおうねえ〜」

さあ〜 しまっちゃうからねえ〜

というわけで、年度末に使い終わったGoogle Classroomをアーカイブする方法を教員に通知するチラシです
これをしとかないと、4月に新しいClassroomを作るときにじゃまになってしまいますので…
管理者の方、コピーするなり編集するなりしてお使いください(*^◯^*)

年度末・教員Classroomアーカイブ指示.docx

Googleドキュメントコピーはこちら

今年度のClassroomはもう使わないね?
それじゃ どんどんいこうねえ〜

新学期が始まる前にしまっちゃおうねえ〜

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Googleの「サイバーセキュリティガイドブック」を読んでみよう

市教育委員会のサーバー・端末がランサムウェア感染、タブレット授業を中止 : 読売新聞オンライン
https://www.yomiuri.co.jp/national/20230531-OYT1T50092/

インターネットで世界中がつながるこの21世紀、誰の端末もサイバー攻撃とは無縁ではない。
それは教育用端末もそうである。
個人的には学校を狙うゴミカスなんざ焦熱地獄で七生終わるまで焼き尽くされて二度と転生してくんなksくらいに思っているのだが、
こちらもやはり戦うための基本的な知識は必要なわけで。

そこで、学校での管理に当たっておられる方々に是非目を通しておいてもらいたいのが、
Googleが2023年11月に作成した「サイバーセキュリティガイドブック」である。
https://services.google.com/fh/files/misc/k12cybersecurityguide-jp.pdf

使われている「サンドボックス」技術などで、もともとウイルス対策ソフトがいらず安全性が高いChromebookではあるが、
ただまあ使っている人の意識というのもやはり大きく、結構これまで学校で起きた情報関連のトラブルはヒューマンエラーが多かったりする。
例えば、今基本的に教育現場ではUSBメモリが使えないのだが、それは「すんなよ!!」って言われてるのに生徒の成績データをそれに入れてなくした人がいっぱいいたからなのね(ヽ´ω`)
あとはクラウドならではの問題だと、「アクセス権設定間違えて見せちゃいけないもの大公開」だとか。

学校での管理者は、多分どこの学校も「一般の教員が管理職にやってって言われてやってる」わけで、プロのエンジニアがやっているところは(マジ金持ちの私立以外)レアだと思う。
なので本来は教職員の業務とは違うわけだが、それでも知識をちょっと入れておくだけでだいぶ違ってくると思います
この冬休みにでも、ぜひ(・∀・)つ

Googleのセキュリティ関連の情報まとめページ
https://edu.google.com/intl/ALL_jp/why-google/privacy-security/

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あさってじゃん!サードパーティ製アプリ設定・要チェック😖

あっという間に秋ですね!そして今日は2023年10月21日
あさって月曜日、前々から通達されていたあの日でございます

2023 年 10 月 23 日までにサードパーティ製アプリの設定をご確認ください

そう、この日以降、セキュリティ向上のために
「18 歳未満として指定されているユーザーは、アクセス設定が確認されていないサードパーティ製アプリにアクセスできなくなる」
という設定がGoogle for Educationになされるのです(;・∀・)

サードパーティ製アプリとは、Googleの作ってないアプリ…と思っておけばいいのですが、
例えばわたくし愛用のQuizizzやFlip、それから国内大手のロイロノートなんかもそうですね
Google Classroomで配信する時、「Googleでサインイン」を使っていたのですが、
今回の変更ではそこに影響が…
つまり、「管理者が承認していないサードパーティ製アプリではGoogleサインインが使えない」ということになります😖
(なおこの「サードパーティ製アプリへのアクセスをユーザーに許可しない(デフォルト設定)」がデフォルト設定…)

では、これまで同様に、それらのアプリで「Googleでサインイン」を使い続けるためにはどうすればいいか…
学校のGoogle Workspace for Educationの管理者にそれらのサードパーティ製アプリを承認してもらうことが必要になります
まあ、「Googleでサインイン」を使わずに別の方法でそれらのアプリを使うことも可能なことが多いですが
(例えばロイロノートならロイロノートIDとパスワードでログインさせる、
QuizizzならクイズをGoogle Classroom連携ではなく普通に開始してそのURLを生徒に伝えて入らせる、など)
使う頻度が多ければ多いほど、そしてGoogle Classroomをそれらのハブとして使っていればいるほど、
「Googleでサインイン」を使いたいですよね…

と、いうわけで、

あさって月曜日、2023年10月23日から、
生徒がそれらのアプリで「Googleでサインイン」しようとした時
「管理者に連絡して」みたいなメッセージが出たらそういうことですので
管理者の方、よろしくお願いいたします!

(;・∀・)<うちはだいじょうぶかしら…

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「Google Meetを使って教員機画面を共有する」マニュアル

Google Meetの画面共有機能を使って、生徒機のChromebookにスライドを映すよ!というやつのマニュアルです
勤務校で必要が生じて作成しました
Microsoft PowerPointとGoogle Slides、どちらにも対処(`・ω・´)三3 ムフー!
画面共有専用機に便利なコンパニオンモード、また主催者用ボタンの説明などもつけてます
このまま印刷もできますし、編集してもお使いいただけます!

pdfダウンロードはこちら
https://drive.google.com/file/d/18sDtiyuZP4wLaqgYfDGnyko34nEBbIis/view?usp=sharing
Google Document(コピー用リンク…ご自身のGoogleアカウントでアクセスし、Google Driveにコピーしてお使いください!)
https://docs.google.com/document/d/1xzRbTbzBEU0CAMstc8E-VqylcWDPkrHMcUyqD1ypGuU/copy

みほん(・∀・)
Google Meetを使って教員機画面を共有する1

2 Comments

年度末・使い終わったGoogle Classroomを「しまっちゃおうねえ〜」

さあ〜 しまっちゃうからねえ〜

というわけで、年度末に使い終わったGoogle Classroomをアーカイブする方法を教員に通知するチラシです
これをしとかないと、4月に新しいClassroomを作るときにじゃまになってしまいますので…
管理者の方、コピーするなり編集するなりしてお使いください(*^◯^*)

年度末・教員Classroomアーカイブ指示.docx

Googleドキュメントコピーはこちら

今年度のClassroomはもう使わないね?
それじゃ どんどんいこうねえ〜

新学期が始まる前にしまっちゃおうねえ〜

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パルスのファルシのルシがG suite administrationで一介の先公には難解だったという話

以前こういうのを見つけたことがありました。
管理者側のトレーニングもある

で、ふと思い出して、やってみようとおもったわけですよ
ここのリンクをたどっていくと、Courseraっていうオンライントレーニングのサイトについた
あっそういうものなの…と思ってやり始めた

で、わかったこと↓

えっと、これ、一介の教職員がやるやつじゃないわ多分
これシステムエンジニアの人とかコンピュータの会社の人がやる奴やったわ

なんとか調べながら頑張ったんだけど、メールシステムのあたりなんかはもはや私には
「パルスのファルシのルシがパージでコクーン」みたいなかんじだった\(^o^)/オワタ

でもなんとか最後まで頑張ったわ(しかも選択間違って英語版をやってしまった、最後まで貫き通した)
う、うん、G suite for Educationのシステムのことが分かった気がするぞー(弱気)

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教職員の情報交換にClassroomを使おう

今回はれんらくぽすとにおメールいただいた方のご意見にお答え致しまして(^o^)

G suiteが導入されたばかりの地方公立中学校です。
G suiteのかなりの機能をロックされています。例えばYouTubeのマイチャンネル✖️、Googleチャット✖️、ドキュメントチャット機能✖️、もちろんGoogleサイト✖️などなど。
こうした中で、職員間の実践や計画の宣伝・共有に苦慮しています。
チャットが封じられているので、classroomで学年ごとに職員専用のクラスを作り、学年ごとにチャットがわりにしています。
しかし、参加職員の数に制限(20人)があるので、全職員が入れません。
全職員が情報を見られて使えてアピールできるようにするにはどうしたらいいでしょうか?

チャットが使えないのは残念ですが、教職員の情報交換にClassroomをつかうのはとてもおすすめなのです(^o^)!
なぜかというと、
・Google Driveから画像やDocument, SpreadSheet, Slidesなどを貼ってそこから情報を得られる
・(参加者が自分で通知設定を変えていなければ)投稿があればメールやアプリで通知が飛ぶ
・コメントなどをつけるのが容易、意見の吸い上げがやりやすい
・いちいちGoogleグループで管理者がグループを作る必要がなく、イベントごと・学年ごとなど必要な人だけの集まりが作成できる

ですが、「Classroomには教師は20人までの制限があるので、学年の全員が入れない」
これなのですが、「担任を教師として登録」「副担任を生徒として登録」にしておき、ストリーム投稿設定を「生徒に投稿とコメントを許可」ではどうでしょうか?

Classroomにおける「教師」と「生徒」の違いは、「クラスを作成できるか」「課題を投稿できるか」「メンバーを削除できるか」など。

なので、チャットのようなおしゃべりは「ストリーム」タブで全員が行えるようにする(「生徒」として登録されている教員でも書き込めるようにしておく)
画面右上歯車マークの「設定」から、「ストリーム」を「生徒に投稿とコメントを許可」

これで、例えば非担任の先生でも、ストリームタブを使って全員に話をふることができる。

担任を「教師」役にするのは、何らかの編集が必要なデータなどを送信する可能性を考えて。
「授業」タブで「課題」を送信するのは教師しか行えないので…
要するに、「他のメンバーに編集してほしい文書データなどを送る必要がある」ひとを教師にします。

このようなやりかたでいかがでしょうか(^o^)
G suite for Educationでは「生徒」には1000人(!)まで入れるようです
これでいけば、全教職員で情報共有するのも楽になりそうですね!

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Google系サービスの状態を確認する方法

今日の午前中、Google Classroomが使えないという状態があったみたい
授業で使ってるところはさぞびっくりしたでしょうね(´・ω・`)

あれ?G suiteのアプリが使えないぞ!と思ったら、まずはここを見たい↓
Google Workspace ステータス ダッシュボード
https://www.google.com/appsstatus#hl=ja&v=status
なにか問題が起きているところは、○マークで示されている。

○マークをクリックすると詳細情報。

そもそもGoogle側のサーバーでエラーなどが起きているなら、こちらにできることはない。
そこをどうにかするのではなくて、「別口で生徒に情報を与えられる場所」がいつでも必要なのだ。
エラーが起きたときではなく、「常に」必要
以前も書いたこの「冗長性Redundancy」については、また考えていきたいと思う。

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【Classroom】学年主任「も」LHRのクラスに入れよう

G suite for Educationを導入するなら、まず何よりLHRクラス、自クラスから始めるべきだ、と私は思っている。
授業より先に、担任が生徒に対して様々な情報を提供できる、
緊急時にやり取りができる環境を作ってしまうべきだ、と。

しかしながら、やってみてはじめて気づくこともあって。
そのうちの一つが、「学年主任『も』LHRクラスに入れるべきだ」ということだ。

例えば緊急時、生徒にメッセージを出す。
担任が自クラスの生徒にメッセージを送るのももちろんあるだろうが、
「学校の生徒全員に」「学年の生徒全員に」送る共通のメッセージがあるだろう。
また、総合的な学習やイベントなどで、学年全体が動くなど…
こういった時、クラス担任がめいめいに文面を貼り付けるより、だれかひとりが一気に全クラスにメッセージを送ればよい。
となると、「学年主任もLHRクラスに教師として入っていたほうがいい」のだ。

緊急時に備え、学年主任を招待しておきましょう。
招待の仕方:
「メンバー」タブの「教師」から、「教師の招待」を選択。相手のメールアドレスを記入、送信します。
  

これで学年主任も自由に投稿ができるようになる。
これを学年全クラスにしておけば、「ストリーム」タブから学年主任が一斉に共通の連絡を行える。

メッセージを書いたら、書き込みウィンドウ部分の「対象」で、「同時に複数のClassroomに同じお知らせを送る」ことや、「特定の生徒だけにお知らせを送る」ことができるので、ここで学年LHRクラスをすべて選べばいい。

もちろんこれはGoogle Classroom単体でやるのではなく、「学校ウェブサイトでの通知」「学校メーリングリストでの通知」などと組み合わせて使うべきだ。
G suite for Educationも、今回の新型コロナ騒ぎの時にアクセスできなくなっていたことがあったのだから。
こういうのを「冗長性」っていうのかな?
でも、「同じメッセージを流す」なら、なおさら文面を簡単に再利用できるようにすべきだろう。
学校管理者としても、導入の時に一番最初に各学年主任に進めておくべきだろう(休校の時とかのために!)

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